Cette notice donne un aperçu de la manière dont vos Données Personnelles sont collectées et traitées.
Dans le cadre de relations d’affaires avec notre clientèle existante et/ou de relations avec des clients potentiels, Syz Asset Management collecte et traite des Données Personnelles et financières vous concernant, afin de pouvoir vous fournir/proposer des produits et des services financiers adaptés à vos besoins et à votre profil, ou pour répondre à vos demandes. Nous traitons également des Données Personnelles du fait de votre utilisation de notre site internet, notamment par le biais des différents formulaires qui y sont accessibles.
Syz Asset Management attache une grande importance à la protection de vos Données Personnelles. En continuant sur ce site ou en établissant une relation d’affaires avec notre entreprise, vous acceptez expressément notre politique en matière de traitement des données et de confidentialité.
Types de Données Personnelles
Dans le cadre de ses activités, Syz Asset Management est amenée à collecter et à traiter des Données Personnelles concernant ses clients, des prospects, ainsi que des Personnes Liées (tous: "Personne Concernée" ou "vous").
Le terme de Personnes Liées désigne toute personne physique au sujet de laquelle le client ou un tiers a transmis à Syz Asset Management des Données Personnelles dans le cadre des relations d’affaires avec Syz Asset Management.
Une Personne Liée peut ainsi désigner par exemple:
(i) les partenaires commerciaux de ses clients (y compris d’autres actionnaires, détenteurs de contrôle ou ayants droit économiques d'un compte);
(ii) des représentants (y compris représentants légaux et fondés de procuration);
(iii) un administrateur, employé, dirigeant ou représentant autorisé d’une société;
(iv) le donneur d’ordre et/ou le bénéficiaire d'un paiement; ou
(v) un trustee, ou un bénéficiaire, settlor ou protector d'un trust.
Il vous appartient, en tant que Client de Syz Asset Management, d’informer toute Personne Liée sur les informations figurant dans la présente Notice.
La notion de "Données Personnelles" désigne toutes les informations permettant d’identifier directement (e.g., prénom, nom) ou indirectement (e.g., un numéro de passeport) une Personne Concernée.
Les Données Personnelles recueillies par Syz Asset Management consistent notamment en :
- des renseignements personnels (tels que nom, prénom, date de naissance, passeport, téléphone, adresse de domicile, adresse postale/électronique);
- des renseignements fiscaux (notamment TIN, n° fiscal, domicile fiscal);
- des renseignements professionnels (tel que CV, expérience et activité professionnelles, titre, pouvoir de représentation, coordonnées professionnelles);
- des renseignements liés à nos interactions avec vous (que ce soit par l’intermédiaire du site internet, des formules de contact, des téléphones, ou visites);
- des données de sécurité et de gestion (tels que vérifications de réputations et d'antécédents).
Nous pouvons être appelés à enregistrer et contrôler vos conversations téléphoniques avec Syz Asset Management, et ce afin de maintenir un haut niveau de qualité, mais également de sécurité et en vertu d’obligations réglementaires et légales en vigueur.
Enfin, nous attirons votre attention sur le fait que lors de vos visites auprès de notre établissement, nos locaux sont filmés à des fins de sécurité.
Sources des Données Personnelles
Les Données Personnelles recueillies sont obtenues directement auprès de vous et sur la base de documents obtenus par votre intermédiaire, mais également indirectement auprès de registres publics (listes de sanctions de l'Union Européenne et/ou de l'ONU par exemple), d’intermédiaires facilitant la véracité des Données Personnelles, ainsi que de toutes sources tierces légitimées (telles que services d'abonnements (Bloomberg), apporteurs d'affaires, tiers gérants, chasseurs de tête). Elles sont traitées et enregistrées par Syz Asset Management en qualité de responsable du traitement.
Motifs légaux et finalité du traitement
Le traitement des Données Personnelles par Syz Asset Management repose sur la bonne exécution des prestations qu’elle doit fournir dans le cadre de l’exécution de ses obligations contractuelles, sur le respect de ses obligations légales ou de prescriptions réglementaires, ainsi que sur les intérêts légitimes de l’entreprise.
Ainsi, nous recueillons et traitons vos Données Personnelles afin de respecter nos obligations contractuelles à votre égard (étant précisé que certains de ces traitements peuvent également être fondés sur d’autres motifs justificatifs), notamment :
- pour conclure ou exécuter un contrat auquel vous êtes partie et pour remplir nos obligations en vertu d’un tel contrat;
- pour vous fournir des produits et des services financiers et veiller à leur bonne exécution;
- pour assurer la gestion de la relation d’affaires que nous entretenons avec vous;
- pour initier une relation d’affaires avec vous ( y compris toutes les opérations liées à votre identification);
- pour vous faire parvenir des informations de type administratif (mise à jour de nos conditions générales par exemple); et
- pour géer et/ou distribuer des placements collectifs de capitaux, y compris les services liés à de telles activités (tels que le traitement de demandes de souscription, de conversion et de rachat de parts).
Nous recueillons et traitons vos Données Personnelles également afin de respecter nos obligations légales ou réglementaires (étant précisé que certains de ces traitements peuvent également être fondés sur d’autres motifs justificatifs), notamment :
- pour nous conformer à des obligations légales ou réglementaires (notamment la loi suisse sur le blanchiment d’argent, les ordonnances et circulaires de la FINMA, la législation fiscale, la législation sur les marchés en matière d’instruments financiers) ou dans l’intérêt public ;
- pour mener toute forme de coopération ou de reddition de compte avec les autorités et administrations publiques compétentes, telles que notamment les autorités pénales, fiscales ou de surveillance ;
- enregistrer et contrôler vos conversations téléphoniques et communications électroniques avec Syz Asset Management, afin de lutter contre la fraude et d'autres infractions;
- pour prendre des mesures en matière de gestion des risques (telles que les risques opérationnels, les risques réputationnels les risques de liquidités, et les risques de marché), évaluer lesdits risques et prendre des décisions en matière de gestion des risques; et
- pour mettre en œuvre des sanctions internationales, ce qui implique notamment le traitement de vos Données Personnelles à des fins de vérification (screening).
Enfin, nous recueillons et traitons vos Données Personnelles pour protéger les intérêts légitimes de Syz Asset Management (étant précisé que certains de ces traitements peuvent également être fondés sur d’autres motifs justificatifs), notamment :
- pour établir, exercer ou défendre nos droits en cas de litiges;
- pour nous conformer à des directives internes, gérer activement les risques au sein de l’entreprise, vérifier l’identité de notre interlocuteur, garantir la sécurité et le fonctionnement de notre environnement informatique ;
- pour utiliser les Données Personnelles à des fins de marketing et de publicité à la suite de votre inscription ou demande ;
- pour améliorer notre organisation et processus internes (y compris en matière de gestion des risques);
- pour gérer l'environnement informatique de Syz Asset Management, notamment afin de garantir la sécurité de ses systèmes informatiques;
- pour nous permettre de prouver une transaction;
- pour évaluer certaines de vos caractéristiques à l’aide de traitements automatisés de Données Personnelles (“profilage”);
- pour développer notre relation d'affaires avec vous; et
- pour analyser et surveiller l’utilisation, le comportement des utilisateurs et la navigation pendant l’utilisation des services électroniques.
Si nous traitons des Données Personnelles pour d’autres finalités que celles listées ci-dessus, nous vous informerons au préalable, et, si nécessaire, requerrons votre consentement.
L’entreprise précise cependant qu'à défaut de disposer de certaines Données Personnelles vous concernant (ou si vous exercez votre droit de vous opposer à un traitement de Données Personnelles / cf. chapitre "Vos droits" ci-dessous), l’entreprise peut ne pas être en mesure de vous faire bénéficier, en tant que Client, du service ou du produit pour lequel le traitement de ces Données Personnelles est requis.
Collecte et durée de conservation de vos Données Personnelles
Nous conservons vos Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales. Nous effaçons ou anonymisons les Données Personnelles lorsque ces dernières ne sont plus nécessaires, sous réserve:
- des obligations légales et réglementaires de conservation et de documentation qui nous sont applicables;
- du temps nécessaire pour nous permettre de remplir nos obligations opérationnelles;
- du temps nécessaire, le cas échéant, pour nous permettre d'établir, d'exercer ou de se défendre contre une prétention actuelle ou future; et
- du temps nécessaire pour nous permettre de faire face à une investigation d’une autorité publique, en Suisse ou à l’étranger.
Vos droits
En conformité avec les règlementations applicables, vous bénéficiez des droits suivants, en lien avec vos Données Personnelles:
- le droit d'obtenir des informations au sujet des modalités de traitement de vos Données Personnelles;
- le droit d’accéder à vos Données Personnelles;
- le droit de faire rectifier vos Données Personnelles si elles sont incomplètes ou inexactes;
- le droit de retirer à tout moment votre consentement (toutefois, le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur votre consentement avant son retrait);
- le droit de vous opposer à un traitement de vos Données Personnelles;
- le droit de demander la limitation du traitement de vos Données Personnelles;
- le droit de demander une copie de vos Données Personnelles, dans les limites et aux conditions prévues par les législations et réglementations applicables; et
- le droit de demander l’effacement de vos Données Personnelles quand celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ou lorsque vous avez retiré votre consentement (sous réserve de la durée de conservation, cf. ci-dessus).
Dans le cas où nous utilisons vos Données Personnelles à des fins de marketing direct, notamment pour l’envoi de newsletter, vous avez à tout moment le droit de vous opposer au traitement de vos Données Personnelles. Dans ce cas, nous ne traiterons plus de Données Personnelles vous concernant à cette fin.
Les droits susmentionnés peuvent être suspendus ou limités lorsque les intérêts, les droits ou les libertés de tiers prévalent, ou lorsque le traitement des Données Personnelles sert à faire valoir, à exercer ou à protéger les prétentions de Syz Asset Management. En outre, Syz Asset Management est autorisée à suspendre ou à limiter les droits susmentionnés si le traitement des Données Personnelles a lieu dans le cadre de son activité telle que prescrite par la loi ou la réglementation.
À la suite de l’exercice de certains droits susmentionnés, notamment d’opposition, de limitation du traitement des Données Personnelles, ou encore si vous retirez votre consentement, Syz Asset Management pourrait ne plus être en mesure de vous fournir certains produits ou services financiers ou bancaires, voire de poursuivre une relation d’affaires.
Communication de vos Données Personnelles à des tiers
Syz Asset Management est soumise à des obligations de confidentialité lors du traitement de Données Personnelles.
Dans le cadre de l’exécution de ses prestations de services, Syz Asset Management se réserve le droit de transmettre des Données Personnelles à des tiers. Les destinataires de ces Données Personnelles peuvent être:
- des intermédiaires financiers comme des banques participantes à la transaction, des correspondants bancaires, des plateformes de négociation, des courtiers, des bourses, des exploitants de systèmes, des services d’enregistrement de transferts, de clearing, de traitement et de notification en matière boursière, des émetteurs, des administrateurs de fonds et de Private Equity, des sous-dépositaires;
- des autorités administratives (telles que des autorités de surveillance prudentielle) ou judiciaires;
- à des sous-traitants, dans le cadre d’externalisations, conformément à nos contrats ou Conditions Générales ;
- à notre organe de révision, à nos conseillers juridiques, et/ou à certains de nos prestataires de services;
- à certaines entités du Groupe Syz au sein de l’Union Européenne et en Suisse; et
- ainsi que d’autres tiers, en Suisse et à l’étranger, impliqués dans les transactions ou prestations. En outre, Syz Asset Management peut être contrainte de fournir des renseignements aux autorités et/ou à des tiers en Suisse et à l’étranger dans la mesure où les dispositions légales applicables l’y obligent.
Transfert de Données Personnelles en dehors de Suisse
Syz Asset Management peut ainsi divulguer, communiquer, transférer et/ou stocker vos Données Personnelles à l'étranger:
- quand une telle communication est nécessaire pour nous permettre d'établir, d'exercer ou de nous défendre contre une prétention actuelle ou future, ou pour nous permettre de faire face à une investigation d'une autorité publique, en Suisse ou à l'étranger;
- quand une telle communication est nécessaire pour protéger un intérêt public prépondérant;
- dans le cadre de la conclusion ou l'exécution de contrats liés directement ou indirectement à la relation d'affaires (à savoir un contrat conclu avec un client, une Personne Liée ou avec un tiers, mais dans l'intérêt d'un client et/ou d'une Personne Liée); ou
- dans certains cas exceptionnels, quand un tel transfert est dûment prévu par les lois applicables (p. ex. communication de certaines transactions boursières).
Dans ce cadre, vos Données Personnelles peuvent être transférées dans un Etat:
- qui offre un niveau adéquat de protection des données (selon la perspective suisse); ou
- qui n'offre pas un niveau adéquat de protection des données. Dans un tel cas, nous veillerons, si requis par la législation applicable, à (i) obtenir votre consentement, ou (ii) à mettre en place des garanties appropriées. Si vous souhaitez obtenir des informations additionnelles à ce sujet, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données (cf. coordonnées de contact ci-dessous).
Au surplus, la liste des Etats dans lesquels vos Données Personnelles peuvent être transférées est disponible en cliquant sur le lien suivant: Transfert de Données Personnelles en dehors de Suisse
Confidentialité
Syz Asset Management est soumise à des obligations de confidentialité. Les Données Personnelles que nous traitons sont également soumises à ces obligations.
Aussi, Syz Asset Management attire l'attention de ses clients sur l’article y relatif des contrats et/ou Conditions générales qui présente les situations dans lesquelles ces derniers délient Syz Asset Management de ses obligations légales de confidentialité.
Confidentialité et utilisation d'Internet
Syz Asset Management prend toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données Personnelles lorsque celles-ci sont sous le contrôle direct de Syz Asset Management.
Nous limitons l’accès à vos Données Personnelles aux seuls employés, agents ou tiers qui ont besoin de les connaître pour vous fournir des produits ou services. Nous assurons des protections physiques, électroniques et procédurales pour préserver vos informations personnelles, notamment des pares-feux, un cryptage, des mots de passe personnels ainsi qu’une technologie d’authentification.
Toutes les informations personnelles fournies par l’intermédiaire du site Internet de l’entreprise seront traitées de façon confidentielle, conformément à la législation et à la réglementation en vigueur.
Néanmoins, en dépit de toutes les mesures de précaution mises en place, les utilisateurs du site Internet de l’entreprise acceptent expressément que le réseau Internet ne constitue pas un moyen de communication d’informations sécurisé, et qu'ils utilisent Internet à leurs propres risques.
L’entreprise décline toute responsabilité pour les pertes ou les dégâts pouvant être causés par l’interception par des tiers des informations mises à votre disposition sur ce site. L’entreprise décline toute responsabilité, en particulier, pour les pertes ou les dégâts causés par une panne ou une interruption de ce site, ou une erreur, une omission, une interruption, une suppression, une défaillance, un retard de fonctionnement ou de transmission, un virus informatique, un défaut ou une altération du canal de communication, même si les circonstances à l’origine de l’évènement relèvent du contrôle de l’entreprise ou de celle de tout prestataire de services ou d’assistance de logiciel.
Collectes de Données Personnelles par le biais du site Internet de l’entreprise
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A cette fin, nous collectons les informations nous permettant de vous identifier et de vous contacter tels que : nom, prénom email, adresse de domicile, numéro de téléphone, employeur actuel.
Délégué à la protection des données
Toute question liée à la protection des données peut être adressée au Délégué à la protection des données de Syz Asset Management à l’adresse suivante: fixedincometeam@syzgroup.com.
Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse que nous vous avons fournie, vous avez le droit de contacter l'autorité suisse en matière de protection des données, à savoir le Préposé fédéral à la protection des données et la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html).
Disclaimer
La présente Notice de traitement des Données Personnelles est susceptible d’être mise à jour à tout moment. Les modifications seront mises à votre disposition par le canal de communication que Syz Asset Management juge approprié.