La presente Informativa fornisce una panoramica delle modalità di raccolta e di trattamento dei Dati Personali dell’utente.
Nell’ambito dei rapporti commerciali con i nostri clienti esistenti e/o dei rapporti con potenziali clienti, Syz Asset Management raccoglie e tratta Dati Personali e finanziari relativi a clienti esistenti o potenziali allo scopo di fornire/offrire loro prodotti e servizi finanziari adeguati alle loro esigenze e al loro profilo o per rispondere alle loro richieste. Trattiamo anche Dati Personali in virtù dell’utilizzo del nostro sito web da parte dell’utente, in particolare tramite i diversi moduli ivi accessibili.
Syz Asset Management attribuisce una grande importanza alla protezione dei Dati Personali dei propri utenti. Continuando a utilizzare il presente sito o instaurando un rapporto commerciale con la nostra azienda, si accetta esplicitamente la nostra informativa in materia di trattamento dei dati e di riservatezza.
Trattamento dei Dati Personali
Nell’ambito delle sue attività, Syz Asset Management è chiamata a raccogliere e a trattare Dati Personali concernenti i clienti esistenti, quelli potenziali ed eventuali Persone Collegate (collettivamente: «Persona Interessata» o «utente»).
Il termine «Persone Collegate» designa qualsiasi persona fisica riguardo alla quale il cliente o un terzo ha trasmesso a Syz Asset Management Dati Personali nell’ambito dei rapporti commerciali con quest’ultima.
Una Persona Collegata può per esempio designare:
(i) i partner commerciali dei propri clienti (compresi altri azionisti, detentori del controllo o aventi economicamente diritto di un conto);
(ii) dei rappresentanti (compresi i rappresentanti legali e i procuratori);
(iii) un amministratore, dipendente, dirigente o rappresentante autorizzato di una società;
(iv) l’ordinante e/o il beneficiario di un pagamento; o
(v) un trustee o un beneficiario, settlor o protector di un trust.
Spetta all’utente, in quanto Cliente di Syz Asset Management, comunicare a qualsiasi Persona Collegata le informazioni riportate nella presente Informativa.
Per «Dati Personali» si intendono tutte le informazioni che permettono di identificare direttamente (p. es. nome, cognome) o indirettamente (p. es. un numero di passaporto) una Persona Interessata.
I Dati Personali raccolti da Syz Asset Management consistono in particolare in:
- informazioni personali (quali cognome, nome, data di nascita, passaporto, telefono, indirizzo di domicilio, indirizzo postale/elettronico),
- informazioni fiscali (in particolare NIF, partita IVA, domicilio fiscale);
- informazioni professionali (p. es. CV, esperienza e attività professionali, titolo, potere di rappresentanza, coordinate professionali);
- informazioni relative alle nostre interazioni con l’utente (tramite il sito web, moduli di contatto, telefono o visite);
- dati sulla sicurezza e sulla gestione (come verifiche della buona reputazione e dei precedenti).
Possiamo essere chiamati a registrare e controllare le conversazioni telefoniche degli utenti con Syz Asset Management, al fine di mantenere un alto livello di qualità, ma anche di sicurezza e in virtù di obblighi regolamentari e legali in vigore.
Infine, desideriamo segnalare agli utenti che durante le loro visite presso il nostro istituto, i nostri locali vengono filmati a fini di sicurezza.
Fonti dei Dati Personali
I Dati Personali raccolti sono ottenuti direttamente dagli utenti e sulla base di documenti ottenuti tramite loro, ma anche indirettamente da registri pubblici (per esempio liste di sanzioni dell’Unione europea e/o dell’ONU), da intermediari che supportano la veridicità dei Dati Personali, nonché da qualsiasi fonte terza legittimata (quali servizi di abbonamento (Bloomberg), procacciatori d’affari, terzi gerenti, cacciatori di teste). I Dati Personali sono trattati e registrati da Syz Asset Management in qualità di titolare del trattamento.
Motivi legali e finalità del trattamento
Il trattamento dei Dati Personali da parte di Syz Asset Management si basa sulla buona esecuzione delle prestazioni che essa deve fornire nell’ambito dell’adempimento dei propri obblighi contrattuali, nel rispetto dei propri obblighi legali o di prescrizioni regolamentari, nonché nei legittimi interessi dell'azienda.
Raccogliamo e trattiamo, quindi, i Dati Personali dell’utente al fine di ottemperare ai nostri obblighi contrattuali nei loro confronti (fermo restando che alcuni di questi trattamenti possono anche essere basati su altri motivi giustificativi), in particolare:
- per stipulare o eseguire un contratto di cui l’utente sia parte e per adempiere ai nostri obblighi in virtù di tale contratto;
- per fornire all’utente prodotti e servizi finanziari e garantirne la corretta esecuzione;
- per garantire la gestione del rapporto commerciale con l’utente;
- per avviare un rapporto commerciale con l’utente (comprese tutte le operazioni legate alla sua identificazione);
- per far pervenire all’utente informazioni di tipo amministrativo (per esempio, aggiornamento delle nostre condizioni generali); e
- per gestire e/o distribuire investimenti collettivi di capitale, compresi i servizi connessi a tali attività (come il trattamento di richieste di sottoscrizione, conversione e riscatto di quote).
Raccogliamo e trattiamo i Dati Personali dell’utente anche al fine di ottemperare ai nostri obblighi legali o regolamentari (fermo restando che alcuni di questi trattamenti possono essere basati anche su altri motivi giustificativi), in particolare:
- per conformarci a obblighi legali o regolamentari (in particolare la legge svizzera sul riciclaggio di denaro, le ordinanze e circolari della FINMA, la legislazione fiscale, la legislazione sui mercati in materia di strumenti finanziari) o nell’interesse pubblico;
- per l’esecuzione di qualsiasi forma di cooperazione con le autorità e le amministrazioni pubbliche competenti, quali in particolare le autorità penali, fiscali o di vigilanza, o di rendicontazione nei loro confronti;
- per registrare e controllare le conversazioni telefoniche e le comunicazioni elettroniche tra l’utente e Syz Asset Management, al fine di lottare contro la frode e altri reati;
- per adottare misure in materia di gestione dei rischi (quali i rischi operativi, i rischi di reputazione, i rischi di liquidità e i rischi di mercato), valutare tali rischi e prendere decisioni in materia di gestione dei rischi; e
- per attuare sanzioni internazionali, il che implica in particolare il trattamento dei Dati Personali dell’utente a fini di verifica (screening).
Infine, raccogliamo e trattiamo i Dati Personali dell’utente per tutelare i legittimi interessi di Syz Asset Management (fermo restando che alcuni di questi trattamenti possono essere basati anche su altri motivi giustificativi), in particolare:
- per accertare, esercitare o difendere i nostri diritti in caso di controversie;
- per conformarci a direttive interne, gestire attivamente i rischi in azienda, verificare l’identità della nostra persona di contatto, garantire la sicurezza e il funzionamento del nostro ambiente informatico;
- per utilizzare i Dati Personali per scopi di marketing e pubblicità in seguito all’iscrizione o alla richiesta da parte dell’utente;
- per migliorare la nostra organizzazione e i nostri processi interni (anche in materia di gestione dei rischi);
- per gestire l’ambiente informatico di Syz Asset Management, in particolare per garantire la sicurezza dei suoi sistemi informatici;
- per permetterci di avere prova di un’operazione;
- per valutare determinate caratteristiche dell’utente con l’ausilio di trattamenti automatizzati dei Dati Personali («profilazione»);
- per sviluppare il nostro rapporto commerciale con l’utente; e
- analizzare e monitorare l’utilizzo, il comportamento degli utenti e la navigazione durante l’utilizzo dei servizi elettronici.
Se trattiamo Dati Personali per finalità diverse da quelle sopra elencate, ne informeremo preventivamente l’utente e, se necessario, richiederemo il suo consenso.
L'azienda precisa tuttavia che, in mancanza di determinati Dati Personali relativi all’utente (o qualora questi eserciti il proprio diritto di opporsi a un trattamento di Dati Personali / cfr. la sezione «I diritti dell’utente» di cui sotto), l’azienda può non essere in grado di far usufruire l’utente, in qualità di cliente, del servizio o del prodotto che richiede il trattamento di tali Dati Personali.
Raccolta e durata di conservazione dei Dati Personali dell’utente
Conserviamo i Dati Personali dell’utente per tutto il tempo necessario all’adempimento dei nostri obblighi contrattuali e legali. Cancelliamo o anonimizziamo i Dati Personali qualora non siano più necessari, con riserva:
- degli obblighi legali e regolamentari di conservazione e di documentazione a noi applicabili;
- del tempo necessario per permetterci di adempiere ai nostri obblighi operativi;
- del tempo eventualmente necessario per consentirci di accertare, esercitare o difenderci da una pretesa attuale o futura; e
- del tempo necessario per permetterci di far fronte a un’indagine di un’autorità pubblica, in Svizzera o all’estero.
I diritti dell’utente
Conformemente alle norme applicabili, l’utente può esercitare i seguenti diritti in relazione ai propri Dati Personali:
- diritto di ottenere informazioni sulle modalità di trattamento dei propri Dati Personali;
- diritto di accedere ai propri Dati Personali;
- diritto di far rettificare i propri Dati Personali se inesatti o incompleti;
- diritto di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso (tuttavia, la revoca del consenso non pregiudica la legittimità del trattamento fondato su di esso prima della sua revoca);
- diritto di opporsi a un trattamento dei propri Dati Personali;
- diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei propri Dati Personali;
- diritto di richiedere una copia dei propri Dati Personali, entro i limiti e alle condizioni previste dalle legislazioni e dai regolamenti applicabili; e
- diritto di richiedere la cancellazione dei propri Dati Personali qualora non siano più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti o trattati, o qualora l’utente abbia revocato il proprio consenso (ferma restando la durata della conservazione, cfr. qui di seguito).
Se utilizziamo i Dati Personali dell’utente a fini di marketing diretto, in particolare per l’invio di newsletter, l’utente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri Dati Personali. In tal caso, non tratteremo più Dati Personali che riguardano l’utente.
I diritti summenzionati possono essere sospesi o limitati qualora prevalgano gli interessi, i diritti o le libertà di terzi o qualora il trattamento dei Dati Personali serva a rivendicare, esercitare o proteggere le pretese di Syz Asset Management. Inoltre, Syz Asset Management è autorizzata a sospendere o a limitare i diritti summenzionati se il trattamento dei Dati Personali avviene nell’ambito della propria attività come prescritto dalla legge o dalla regolamentazione.
In seguito all’esercizio di taluni dei diritti summenzionati, in particolare di opposizione, di limitazione del trattamento dei Dati Personali o nel caso in cui l’utente revochi il proprio consenso, Syz Asset Management potrebbe non essere più in grado di fornire a quest’ultimo determinati prodotti o servizi finanziari o bancari o di proseguire un rapporto commerciale.
Comunicazione dei Dati Personali dell’utente a terzi
Syz Asset Management è soggetta a obblighi di riservatezza quando tratta Dati Personali.
Nell’ambito dell’esecuzione delle proprie prestazioni di servizi, Syz Asset Management si riserva il diritto di trasmettere dei Dati Personali a terzi. I destinatari di tali Dati Personali possono essere:
- intermediari finanziari quali banche che partecipano all’operazione, corrispondenti bancari, piattaforme di negoziazione, broker, borse, gestori di sistemi, servizi di registrazione dei trasferimenti, di clearing, di trattamento e di notifica in materia borsistica, emittenti, amministratori di fondi e di Private Equity, sub-depositari;
- autorità amministrative (quali le autorità di vigilanza prudenziale) o giudiziarie;
- subincaricati del trattamento, nell’ambito di outsourcing, conformemente ai nostri contratti o alle nostre Condizioni Generali;
- il nostro ufficio di revisione, i nostri consulenti giuridici e/o alcuni dei nostri fornitori di servizi;
- determinate entità del gruppo Syz nell’Unione europea e in Svizzera;
- nonché altri terzi, in Svizzera e all’estero, coinvolti nelle operazioni o prestazioni. Inoltre, Syz Asset Management può essere costretta a fornire informazioni alle autorità e/o a terzi in Svizzera e all’estero, nella misura in cui le disposizioni legali applicabili glielo impongano.
Trasmissione di Dati Personali al di fuori della Svizzera
Di conseguenza, Syz Asset Management può divulgare, comunicare, trasferire e/o memorizzare i Dati Personali dell’utente all’estero:
- qualora tale comunicazione sia necessaria per permetterci di accertare, esercitare o difenderci da una pretesa attuale o futura o per permetterci di far fronte a un’indagine di un’autorità pubblica, in Svizzera o all’estero;
- qualora tale comunicazione sia necessaria per tutelare un interesse pubblico preponderante;
- nell’ambito della stipulazione o dell’esecuzione di contratti legati direttamente o indirettamente al rapporto commerciale (vale a dire un contratto stipulato con un cliente, una Persona Collegata o con un terzo, ma nell’interesse di un cliente e/o di una Persona Collegata); o
- in casi eccezionali, laddove tale trasferimento sia debitamente previsto dalle leggi applicabili (per es. comunicazione di determinate operazioni di borsa).
In tale contesto, i Dati Personali dell’utente possono essere trasferiti in uno Stato:
- che offre un livello adeguato di protezione dei dati (secondo la prospettiva svizzera); o
- che non offre un livello adeguato di protezione dei dati. In tal caso, provvederemo, se richiesto dalla legislazione applicabile, a (i) ottenere il consenso dell’utente o (ii) a predisporre delle garanzie adeguate. Per ulteriori informazioni in merito, l’utente può contattare il Responsabile della protezione dei dati (cfr. informazioni di contatto riportate sotto).
Inoltre, l’elenco degli Stati in cui i Dati Personali dell’utente possono essere trasferiti è disponibile cliccando sul seguente link: Trasmissione di Dati Personali al di fuori della Svizzera
Riservatezza
Syz Asset Management è soggetta a obblighi di riservatezza. Anche i Dati Personali che trattiamo sono soggetti a tali obblighi.
Inoltre, Syz Asset Management richiama l’attenzione dei propri clienti sul relativo articolo dei contratti e/o delle Condizioni generali che illustra le situazioni in cui questi ultimi esonerano Syz Asset Management dai propri obblighi legali di riservatezza.
Riservatezza e utilizzo di Internet
Syz Asset Management adotta tutte le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la sicurezza e la riservatezza dei Dati Personali dell’utente qualora rientrino sotto il controllo diretto di Syz Asset Management.
Limitiamo l’accesso ai Dati Personali dell’utente ai soli dipendenti, agenti o terzi che abbiano necessità di conoscerli per fornire all’utente prodotti o servizi. Garantiamo protezioni fisiche, elettroniche e procedurali per preservare le informazioni personali dell’utente, in particolare firewall, cifratura, password personali e una tecnologia di autenticazione.
Tutte le informazioni personali fornite tramite il sito web dell'azienda saranno trattate in modo riservato, conformemente alla legislazione e alla regolamentazione in vigore.
Tuttavia, nonostante tutte le misure precauzionali adottate, gli utenti del sito web dell’azienda accettano espressamente il fatto che la rete Internet non costituisce un mezzo di comunicazione delle informazioni sicuro e che l’utilizzo di Internet è a proprio rischio.
L’azienda declina qualsiasi responsabilità per le perdite o i danni che possono essere causati dall’intercettazione da parte di terzi delle informazioni messe a disposizione dell’utente su questo sito. L’azienda declina qualsiasi responsabilità, in particolare, per le perdite o i danni causati da un guasto o da un’interruzione del sito, da un errore, un’omissione, un’interruzione, una soppressione, una mancanza, un ritardo di funzionamento o di trasmissione, un virus informatico, un difetto o un’alterazione del canale di comunicazione, anche se le circostanze all’origine dell’evento rientrano nel controllo dell’azienda o di qualsiasi prestatore di servizi o fornitore di assistenza software.
Raccolta di Dati Personali tramite il sito web aziendale
Newsletter: la sottoscrizione della nostra newsletter permette all’utente di informarsi sui fatti attuali e di ricevere al contempo offerte legate alla gamma di prodotti proposta dal gruppo Syz. Per poter inviare le newsletter, raccogliamo l’indirizzo e-mail dell’utente e lo conserviamo, fintantoché quest’ultimo rimarrà abbonato.
Modulo di contatto / Modulo di richiamo (callback): questi dati vengono raccolti per poter contattare l’utente e proporgli offerte legate alla gamma di prodotti proposta dal gruppo Syz. Tali dati vengono conservati finché l’utente non ci comunica il suo desiderio di non essere più contattato dai nostri team.
A tal fine, raccogliamo le informazioni che ci permettono di identificare l’utente e di contattarlo, quali: cognome, nome, e-mail, indirizzo di domicilio, numero di telefono, profilo d’investitore, società per la quale lavora. Al momento della presa di contatto possono essere richieste informazioni supplementari, come l’indirizzo o la funzione.
Modulo di assunzione: questi dati vengono raccolti per poter contattare l’utente e verificare se il suo profilo soddisfa i nostri criteri. In assenza di un riscontro favorevole da parte nostra, conserveremo i Dati Personali dell’utente per un periodo limitato al fine di poterlo ricontattare in caso di nuove offerte di lavoro.
A tal fine, raccogliamo le informazioni che ci permettono di identificare l’utente e di contattarlo quali: cognome, nome, e-mail, indirizzo di domicilio, numero di telefono, datore di lavoro attuale.
Responsabile della protezione dei dati
Qualsiasi domanda relativa alla protezione dei dati può essere indirizzata al Responsabile della protezione dei dati di Syz Asset Management, al seguente indirizzo: fixedincometeam@syzgroup.com.
Qualora l’utente non sia soddisfatto della risposta che gli abbiamo fornito, ha il diritto di contattare l’autorità svizzera in materia di protezione dei dati, ossia l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home.html).
Esonero della responsabilità
La presente Informativa sul trattamento dei Dati Personali può essere aggiornata in qualsiasi momento. Le modifiche saranno messe a disposizione dell’utente tramite il canale di comunicazione che Syz Asset Management ritiene appropriato.